#Làmviệchiệuquả là chuyên đề khám phá những góc nhìn độc đáo và mang đến các giải pháp tối ưu, giúp bạn nâng cao năng suất công việc.
Chắc hẳn bạn đã quen thuộc với khái niệm “chim sơn ca” (người dậy sớm) và “cú đêm” (người thức khuya) và có thể bạn thấy mình thuộc về một trong hai nhóm này. Đây chính là nhịp sinh học (chronotype) – “tính cách sinh học” dựa trên thời điểm tối ưu để bạn đi ngủ và thức dậy.
Đây không phải là một câu nói đùa ví von, mà chính là một bằng chứng khoa học về nhịp sinh học, nghiên cứu về đồng hồ sinh học của cơ thể được điều chỉnh bởi chu kỳ sáng-tối. Giải Nobel Y sinh học 2017 được trao cho ba nhà khoa học Jeffrey C. Hall, Michael Rosbash và Michael W. Young vì những khám phá về cơ chế phân tử điều khiển nhịp sinh học ngày đêm.
Việc không ngủ đúng với nhịp sinh học của cơ thể có thể dẫn đến các vấn đề sức khỏe tâm thần, tiểu đường và tim mạch. Lịch trình làm việc không phù hợp với đồng hồ sinh học còn có liên quan đến việc giảm sút khả năng tư duy và khó đưa ra quyết định đúng đắn.
Khi đồng hồ sinh học không đồng bộ với công việc
Hầu hết nhân viên vẫn phải làm việc theo lịch trình cố định từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều (hoặc muộn hơn). Vấn đề là, đa số chúng ta không được “thiết kế” để thức dậy sớm như vậy, đặc biệt nếu phải di chuyển một quãng đường dài đến chỗ làm.
Theo nghiên cứu từ các nhà khoa học Đức, chỉ khoảng 13% người có thể ngủ tự nhiên từ nửa đêm đến 8 giờ sáng. Một phần ba số người sẽ ngủ sớm hơn, trong khi 56% sẽ thức khuya hơn.
Tuy nhiên, “chim sơn ca” vẫn luôn là những người được ưu ái hơn trong môi trường công sở. Các nhà quản lý thường coi những nhân viên đến sớm là người có trách nhiệm hơn và có xu hướng đánh giá cao họ hơn những người đến muộn.
Tiến sĩ Amantha Imber, chuyên gia tâm lý học tổ chức và là CEO của công ty tư vấn Inventium, cho rằng: “Các nơi làm việc nên nhận ra mối liên hệ giữa nhịp sinh học và cách chúng ta được tạo ra để làm việc. Bạn không thể bắt mọi người phải tuân theo cùng một khuôn mẫu sinh học. Điều bạn cần là mọi người được làm việc khi họ đạt hiệu suất cao nhất”.
Cách để “đồng điệu” và tối ưu hóa ngày làm việc
Kể từ đại dịch, nhiều công ty đã áp dụng mô hình làm việc kết hợp và từ xa. Điều này đã mang lại sự linh hoạt hơn cho nhân viên về cả thời gian và địa điểm. Nhưng ngay cả khi công ty bạn không cởi mở như vậy, bạn vẫn có thể tối ưu hóa ngày làm việc của mình.
1. Tìm thời gian đỉnh cao tinh thần của bạn
Theo Dan Pink trong cuốn sách When: The Scientific Secrets of Perfect Timing, chúng ta thường trải qua ba giai đoạn trong một ngày: đỉnh cao (thường trong hai giờ đầu sau khi thức dậy), thấp điểm (giữa buổi chiều) và phục hồi (cuối buổi chiều đến đầu buổi tối). Với người dậy sớm, đỉnh cao là buổi sáng, thấp điểm là đầu giờ chiều và phục hồi vào cuối buổi chiều. Đối với cú đêm, thứ tự này bị đảo ngược. Bạn sẽ tập trung nhất trong vài giờ trước khi đạt đỉnh.
2. Ưu tiên những công việc trọng tâm trong thời gian đỉnh cao
Khi đã xác định được thời điểm đỉnh cao tinh thần, hãy dành thời gian đó cho “Deep Work” – những công việc đòi hỏi tư duy sâu và sự tập trung cao độ. Cố gắng loại bỏ mọi thứ gây xao nhãng. Tiến sĩ Imber chia sẻ: “Khi các thành viên trong nhóm của tôi thực hiện Deep Work, tôi khuyến khích họ tắt mọi thông báo. Khoảng một nửa số thành viên đã áp dụng chiến lược này, họ bật chế độ trả lời tự động để mọi người biết rằng họ sẽ không phản hồi ngay lập tức”.
3. Giải quyết các việc hành chính vào giữa buổi chiều
Hầu hết mọi người dành phần lớn thời gian cho những công việc lười vận động não, những nhiệm vụ không cần tư duy sâu trong khi liên tục bị phân tâm bởi các thông báo. Thay vào đó, hãy dành thời gian giữa ngày (thời điểm thấp điểm của bạn) để làm các công việc như báo cáo chi phí hoặc tham gia các cuộc họp không đòi hỏi phân tích chuyên sâu.
4. Điều chỉnh giờ làm việc theo nhịp sinh học
Tiến sĩ Imber cho phép nhóm của mình làm việc theo đồng hồ sinh học của mỗi người. Bà cho biết: “Ba người trong nhóm tôi là chim sơn ca. Họ thường xuyên bắt đầu làm việc lúc 4 hoặc 5 giờ sáng và kết thúc ngay sau bữa trưa. Mười một người còn lại là những người ‘bình thường’ hơn, thường bắt đầu lúc 8 hoặc 8 rưỡi sáng. Riêng CEO của chúng tôi là cú đêm duy nhất. Cô ấy sẽ gửi email lúc 10 giờ tối nhưng không bao giờ lúc 7 giờ sáng”. Imber khẳng định nhóm của mình làm việc hiệu quả hơn khi được tự do sắp xếp lịch trình.
5. Quản lý các cuộc họp một cách có hiệu quả
Nếu nhóm của bạn có cả người dậy sớm và người thức khuya, làm thế nào để có một cuộc họp hiệu quả? Nhóm của Imber cố gắng gặp mặt vào giữa ngày, vì đây không phải là thời điểm đỉnh cao của bất kỳ ai, giúp cuộc họp không làm ảnh hưởng đến thời gian làm việc hiệu quả nhất của từng cá nhân.
Về việc gặp gỡ, các buổi giao lưu buổi tối có thể là cực hình với “chim sơn ca”. Nếu bạn dậy sớm, hãy hẹn gặp đồng nghiệp vào giờ ăn trưa. Ngược lại, những “cú đêm” có thể hẹn hò ăn tối hoặc đi happy hour.
6. Khoảng nghĩ ngắn – thời gian lý tưởng cho sự hồi phục
“Con người được thiết kế để làm việc theo các đợt ngắn, không phải chạy marathon” – Tiến sĩ Imber.
Một nghiên cứu cho thấy những người làm việc hiệu quả nhất thường làm việc liên tục trong 52 phút và nghỉ 17 phút. Nghiên cứu khác còn chỉ ra rằng, những phút đi bộ ngắn 5 phút mỗi giờ sẽ giúp tăng năng lượng, cải thiện sự tập trung, tâm trạng và giảm cảm giác mệt mỏi hiệu quả hơn một lần nghỉ 30 phút. Nếu có thể, hãy đi bộ ngoài trời. Những “phút giải lao xanh” 40 giây (tức là ngắm nhìn cây xanh) có thể tăng mức độ tập trung lên 8%.
Nguồn tham khảo: Atlassian Work Life Blog
