Làm việc nhóm là một sức mạnh. Việc biết tận dụng thế mạnh riêng của mỗi cá nhân, kết hợp nhiều góc nhìn đa dạng và khai thác ý tưởng sáng tạo giúp bạn hoàn thành công việc hiệu quả hơn – điều này chẳng ai có thể phủ nhận được.Tuy nhiên, những lợi ích này chỉ phát huy tối đa khi đội ngũ làm việc một cách hiệu quả.
Trên thực tế, hầu hết chúng ta đều hiểu rằng sự phối hợp ăn ý không tự nhiên mà có. Người lãnh đạo cần đưa ra những quyết định chiến lược, khuyến khích các hành vi tích cực và tạo dựng một môi trường làm việc giúp mỗi cá nhân phát huy tối đa năng lực – không chỉ với tư cách cá nhân, mà còn với tư cách một tập thể.
Tất cả bắt đầu bằng việc đảm bảo đội ngũ của bạn thành thạo những kỹ năng làm việc nhóm quan trọng nhất.
Kỹ năng làm việc nhóm là gì?
Kỹ năng làm việc nhóm là những tố chất và năng lực bạn cần có khi hợp tác với người khác để hướng đến mục tiêu chung. Khả năng phối hợp hiệu quả không phải là một phẩm chất sẵn có – đó là một kỹ năng có thể rèn luyện và phát triển. Trên thực tế, đây cũng là một trong những kỹ năng mềm được nhà tuyển dụng đánh giá cao nhất.
Việc nâng cao kỹ năng làm việc nhóm thực chất là sự củng cố những yếu tố cốt lõi tạo nên sự hợp tác thành công. Dù bạn muốn cải thiện bản thân hay giúp đội ngũ của mình làm việc gắn kết hơn, dưới đây là tám kỹ năng quan trọng cần chú trọng:
1. Giao tiếp
“Chúng ta không bao giờ thực sự lắng nghe khi còn đang mải mê nói.” – François de La Rochefoucauld
Một phần lớn các thất bại trong công việc nhóm hay dự án – chẳng hạn như vụ nổ tàu vũ trụ Mars Climate Orbiter của NASA – đều bắt nguồn từ việc giao tiếp kém. Vì vậy, nếu muốn làm việc hiệu quả, đội ngũ phải biết cách chia sẻ thông tin và thống nhất quan điểm một cách rõ ràng.
Khả năng truyền đạt thông điệp, làm rõ kỳ vọng và phản hồi mang tính xây dựng là yếu tố thiết yếu trong môi trường làm việc. Tuy nhiên, nâng cao kỹ năng giao tiếp không chỉ dừng lại ở việc nói – lắng nghe cũng đóng vai trò quan trọng không kém. Đặc biệt, lắng nghe chủ động giúp tăng cường sự thấu hiểu chung và tránh hiểu lầm không đáng có trong nhóm.
Làm thế nào để giúp đội ngũ giao tiếp hiệu quả hơn?
- Đảm bảo mọi người đều có cơ hội lên tiếng: Những người hướng ngoại thường sẵn sàng chia sẻ ý kiến, nhưng điều đó có thể vô tình lấn át đồng đội của họ. Để khắc phục, hãy gửi trước nội dung cuộc họp để tất cả có thời gian để chuẩn bị. Trong cuộc họp, hãy chủ động hỏi ý kiến từng người để đảm bảo không ai bị bỏ qua.
- Hiểu phong cách giao tiếp của từng thành viên: Mỗi người có một cách giao tiếp và tiếp nhận thông tin khác nhau. Hãy khuyến khích các thành viên tạo một “hồ sơ cá nhân” ngắn về cách họ làm việc hiệu quả nhất – từ kênh liên lạc ưa thích đến cách họ muốn nhận phản hồi.
- Tổ chức họp nhóm ngắn và định kỳ: Để tránh tình trạng mỗi người chỉ nắm một phần thông tin rời rạc, hãy tổ chức những buổi họp nhanh theo hình thức stand-up meeting nhằm cập nhật tiến độ, chia sẻ trở ngại và đảm bảo mọi người luôn đồng nhất về mục tiêu chung.
Giao tiếp không phải là kỹ năng bẩm sinh, mà là thứ có thể rèn luyện và cải thiện theo thời gian. Một đội ngũ giao tiếp tốt không chỉ tạo hiệu quả hơn cho công việc mà còn tạo ra một môi trường hợp tác cởi mở, nơi mọi ý tưởng đều được lắng nghe và trân trọng.
2. Hợp tác
“Một mình, chúng ta có thể làm được rất ít; cùng nhau, chúng ta có thể làm được rất nhiều.” – Helen Keller
Hợp tác và làm việc nhóm thường được xem là đồng nghĩa, nhưng thực tế, chỉ đơn giản là việc gom một nhóm người lại với nhau và giao cho họ một nhiệm vụ không đảm bảo rằng sự hợp tác sẽ diễn ra hiệu quả – ngay cả khi từng cá nhân đều tài giỏi.
Điều quan trọng nhất để làm việc nhóm hiệu quả chính là sự rõ ràng. Mỗi thành viên cần hiểu rõ vai trò, trách nhiệm của mình, cũng như cách công việc cá nhân đóng góp vào mục tiêu chung. Khi có cái nhìn tổng thể, mỗi người sẽ có ý thức trách nhiệm cao hơn và chủ động tìm giải pháp thay vì chờ đợi hướng dẫn.
Làm thế nào để giúp đội ngũ hợp tác tốt hơn?
- Xác định rõ vai trò và trách nhiệm của từng người: Nếu không biết mình chính xác đang làm gì, sự phối hợp sẽ trở nên rối rắm. Hãy tạo một “tài liệu chung” liệt kê công việc thường xuyên và các dự án hiện tại của từng thành viên. Điều này giúp mọi người có cái nhìn toàn cảnh và tránh tình trạng chồng chéo nhiệm vụ.
- Thiết lập quy tắc làm việc chung: Mỗi đội ngũ đều có những thói quen nhất định – chẳng hạn như tắt mic khi họp online hay sử dụng gạch đầu dòng trong email – nhưng đôi khi chúng không được đề cập chính thức. Hãy tạo một “cẩm nang làm việc nhóm”, trong đó nêu rõ các nguyên tắc cơ bản, và khuyến khích mọi người đóng góp thêm. Điều này giúp cả nhóm vận hành trơn tru hơn và hỗ trợ những thành viên mới hòa nhập nhanh chóng.
- Định kỳ rà soát và điều chỉnh cách làm việc: Mỗi nhóm làm việc đều có thể cải thiện. Hãy tổ chức những buổi thảo luận về quy trình hợp tác để xem xét điều gì đang hiệu quả và điều gì cần thay đổi.
Hợp tác hiệu quả không chỉ giúp công việc trôi chảy mà còn tạo ra một môi trường làm việc tích cực, nơi mọi người cảm thấy được hỗ trợ và có động lực để cùng nhau hướng tới thành công.
3. Đặt mục tiêu
“Nếu bạn không biết mình đang đi đâu, rất có thể bạn sẽ kết thúc ở một nơi khác.” – Lawrence J. Peter
Làm việc nhóm là cùng nhau hướng đến một đích đến chung – nhưng trước tiên, cả nhóm cần thống nhất xem đích đến đó thực sự là gì. Dù các nhà quản lý có thể cho rằng mục tiêu của họ đã rõ ràng, thực tế lại khác: 72% nhân viên thừa nhận rằng họ không thực sự hiểu rõ chiến lược của công ty. Chính vì vậy, kỹ năng đặt mục tiêu là một yếu tố then chốt trong làm việc nhóm.
Để đạt được lợi ích từ làm việc nhóm hiệu quả, nhà lãnh đạo không chỉ cần truyền đạt rõ ràng mục tiêu của nhóm và công ty, mà còn phải tạo cơ hội để nhân viên tham gia vào quá trình đặt mục tiêu, giúp họ có trách nhiệm và động lực với kết quả chung.
Làm thế nào để giúp đội ngũ đặt mục tiêu hiệu quả?
- Xác định mục tiêu theo tiêu chí SMART: Đảm bảo rằng các mục tiêu Cụ thể (Specific), Đo lường được (Measurable), Khả thi (Achievable), Liên quan (Relevant) và Có thời hạn (Time-bound) để tăng tính minh bạch và trách nhiệm.
- Sử dụng các hệ thống thiết lập mục tiêu rõ ràng: Áp dụng các mô hình như OKRs (Objectives and Key Results) hoặc Goals, Signals, and Measures để mỗi thành viên đều hiểu được thành công trông như thế nào.
- Biến mục tiêu dài hạn thành các cột mốc nhỏ hơn: Những mục tiêu lớn có thể gây choáng ngợp. Việc chia nhỏ thành từng chặng giúp đội nhóm có động lực và dễ theo dõi tiến độ hơn.
- Lưu trữ mục tiêu ở một nơi dễ truy cập: Hãy đặt mục tiêu của nhóm ở một nền tảng chung như Confluence, Google Drive hay bảng kế hoạch nhóm để tất cả thành viên có thể dễ dàng tham khảo và điều chỉnh khi cần.
Đặt mục tiêu không chỉ là một bước quan trọng để đạt được hiệu suất cao hơn, mà còn giúp cả nhóm có chung một định hướng rõ ràng, tránh tình trạng “mỗi người một hướng” và tối ưu hóa sự phối hợp trong công việc.
4. Ra quyết định
“Khi bạn đã đưa ra quyết định, cả vũ trụ sẽ hợp lực để biến nó thành hiện thực.” – Ralph Waldo Emerson
Làm việc nhóm có thể trở nên bế tắc khi phải đưa ra một quyết định nhanh chóng. Với nhiều góc nhìn khác nhau, quá trình đi đến sự đồng thuận có thể kéo dài và gây căng thẳng. Vì vậy, kỹ năng ra quyết định là yếu tố quan trọng trong môi trường làm việc nhóm, đặc biệt là trong các tổ chức có văn hóa hợp tác, nơi quản lý không phải lúc nào cũng là người có tiếng nói cuối cùng.
Một đội nhóm làm việc hiệu quả là khi mọi người có thể lắng nghe ý kiến của nhau một cách cởi mở, đánh giá các phương án, và cùng nhau chọn ra con đường tốt nhất để tiến về phía trước.
Làm thế nào để giúp đội nhóm ra quyết định hiệu quả?
- Áp dụng một quy trình ra quyết định chuẩn: Hãy thiết lập một khung làm việc chung để nhóm có thể dựa vào khi cần đưa ra lựa chọn. Điều này giúp tránh tình trạng mơ hồ và tranh cãi không cần thiết.
- Sử dụng mô hình DACI để xác định vai trò: Khi không thể đạt được sự đồng thuận, hãy làm rõ ai là người có quyền quyết định cuối cùng, ai đóng vai trò cố vấn, và ai chỉ hỗ trợ thông tin. Mô hình DACI giúp định danh rõ trách nhiệm và đẩy nhanh quá trình ra quyết định.
- Đặt thời hạn cho việc ra quyết định: Nếu nhóm gặp tình trạng trì hoãn kéo dài, hãy ấn định một deadline để chốt phương án. Theo các nhà tâm lý học, mặc dù căng thẳng, nhưng deadline giúp tăng khả năng tập trung và đưa ra quyết định nhanh hơn.
- Nhận diện và khắc phục các rào cản trong ra quyết định: Các hiện tượng như phân tích quá mức (analysis paralysis) hay mệt mỏi vì phải quyết định liên tục (decision fatigue) có thể làm chậm quá trình. Khi nhận thấy những dấu hiệu này, hãy đề xuất giới hạn số lựa chọn hoặc dành thời gian nghỉ ngắn để lấy lại sự tập trung.
Ra quyết định nhanh và chính xác không chỉ giúp nhóm làm việc hiệu quả hơn mà còn tạo dựng sự tin tưởng và tinh thần trách nhiệm giữa các thành viên.
Kết luận
Làm việc nhóm không chỉ đơn thuần là tập hợp một nhóm người lại với nhau, mà quan trọng hơn là cách họ giao tiếp, hợp tác, đặt mục tiêu và ra quyết định để cùng đạt được kết quả tốt nhất. Khi một đội nhóm rèn luyện và nâng cao những kỹ năng này, họ không chỉ làm việc hiệu quả hơn mà còn tạo ra một môi trường làm việc cởi mở, sáng tạo và bền vững.
Nhưng đây vẫn chưa phải là tất cả! Trong phần 2, chúng ta sẽ tiếp tục khám phá những kỹ năng quan trọng khác giúp đội nhóm vượt qua thử thách, thích nghi linh hoạt và cùng nhau phát triển. Hãy tiếp tục theo dõi để không bỏ lỡ những bí quyết hữu ích nhé!
Xem thêm những bài viết khác dưới đây:
